Politique de confidentialité

Nous nous engageons à protéger le secret, la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels qui nous sont confiés dans le cadre de nos activités tant à l’égard de nos employés que ceux de nos partenaires, collaborateurs et clients.

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier (tel que ses noms, coordonnées, âge, sexe, numéro d’assurance sociale, permis de conduire et numéro d’assurance maladie). Par contre, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnels ne sont pas des renseignements personnels. 

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent. 

Nous nous engageons à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire selon l’objet et les raisons de l’obtention de ces renseignements personnels.

Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer l’identité d’une personne, créer un dossier employé, se conformer aux exigences légales ou constituer un dossier concernant un partenaire, sous-traitant ou autres dans le cadre de nos activités.

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels uniquement aux fins annoncées. Les renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Les renseignements personnels qui servent de façon continue, y compris les renseignements personnels qui peuvent être communiqués à des tiers, seront généralement exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à l’exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies.

Nous ne mettons pas systématiquement à jour les renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l’entrée de vos données lors du formulaire de consentement à la collecte.

Si une personnes constate que ses renseignements personnels sont inexacts elle peut nous en aviser afin que les correctifs soient apportés.

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels supervise la présente politique de protection des renseignements personnels et les processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements.

Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Malgré ce qui précède il y a des risques inhérents à l’échange ou à la protection de données lors de communications y compris l’infonuagique. Nous déclinons toute responsabilité pour ces risques advenant un usage inadéquat des renseignements personnels et confidentiels.

Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse susmentionnée.

Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

Nous faisons la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :

• Nous informons tout le personnel (formulaire de consentement);
• Nous affichons le nom et les coordonnées de la personne responsable des renseignements personnels ;
• Nous sensibilisons l’ensemble du personnel avec notamment des séances
• d’informations sur la protection des renseignements personnels, des rappels lors des réunions, de la formation à son personnel et autres

La présente politique peut être révisée de temps à autre. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.

Mise à jour : 18-10-2023